Umelá inteligencia sa už presadzuje aj v menších firmách

Automatizácia, digitalizácia alebo využitie umelej inteligencie vo firmách má stále nálepku niečoho zložitého a drahého, opak je však pravdou. Naposledy sa o tom presvedčila brnenská IT firma MoroSystems. Umelá inteligencia v účtovníctve jej šetrí 60 hodín práce mesačne na spracovaní prijatých faktúr, náklady sú pritom minimálne.

Vo väčšine firiem vezme účtovník alebo fakturantka každú prijatú faktúru do ruky a skontroluje jej oprávnenosť aj formálnu stránku. Potom ju nechá schváliť u nadriadeného a následne údaje z faktúry ručne prepíše do informačného systému. Priemerne to zaberie 15 minút.

Umelá inteligencia robí väčšinu práce automaticky

Pokiaľ ale firma implementuje systém na automatické spracovanie faktúr, časť popísaných úloh odpadá. Systém po prijatí faktúry vyčíta údaje, odošle ich na kontrolu a schválenie a následne ich sám zapíše do informačného systému. „Predtým sme jednu faktúru spracovávali približne štvrť hodiny, teraz to stíhame za 5 minút. Ušetrili sme vďaka tomu 60 hodín práce mesačne,“ hovorí hlavná účtovníčka Iva Šmerdová z firmy MoroSystems, ktorá pre automatizáciu využíva riešenie Invoice Flow od spoločnosti Grit.

Systém na princípe umelej inteligencie sa aj sám učí a zlepšuje. Kým v začiatkoch musí účtovník vyčítané údaje kontrolovať dôkladnejšie, časom je robot presnejší a ručná kontrola „vyťažených“ údajov sa stáva formalitou. O tom sa presvedčila ďalšia brnenská IT firma Smart Comp., ktorá stojí za internetom Netbox alebo televíziou Kuki. Podľa slov hlavnej účtovníčky Šárky Pavelkovej firma ručnú kontrolu vyčítaných údajov „postupne obmedzuje, až ju možno časom úplne zruší.“

Náklady v desiatkach tisíc českých korún

Softvér s umelou inteligenciou si pritom môže dovoliť aj menšia firma. Náklady na implementáciu spomínaného Invoice Flow sa pohybujú v desiatkach tisíc českých korún, následná prevádzka potom stojí pár tisícoviek mesačne (CZK). „Všeobecne podobné riešenia odporúčame firmám, ktoré spracúvajú približne 100 a viac prijatých faktúr za mesiac alebo majú zložitý schvaľovací proces. Potom je návratnosť investície veľmi rýchla,“ hovorí produktová manažérka Invoice Flow Kateřina Líbalová.

Automatické spracovanie faktúr najviac pomôže firmám podnikajúcim v stavebníctve, výrobe, IT, zdravotníctve alebo napríklad v e-commerce a ďalších odvetviach veľkoobchodu a maloobchodu, kde vzniká veľa prijatých faktúr.

Účtovníci sa o prácu báť nemusia

Zavádzanie umelej inteligencie v niektorých firmách vyvoláva obavy, že účtovníci a fakturantky prídu o prácu. Prax je však zatiaľ taká, že firmy po zavedení systémov na automatické spracovanie faktúr neprepúšťajú, ale skôr reorganizujú prácu.

Účtovníkom alebo fakturantkám odpadnú hodiny rutinnej práce. Vďaka tomu sa môžu sústrediť na sofistikovanejšie úlohy s vyššou pridanou hodnotou, ktoré rozvíjajú ich samotnosť a sú prospešnejšie pre celú firmu.

Foto: Obrázok od Gerd Altmann z Pixabay