Firma Fri-Service prešla na automatické spracovanie faktúr

Spoločnosť Fri-Service Czech, ktorá projektuje, dodáva a poskytuje servis chladiacich, mraziacich a nárezových strojov pre maloobchodné predajne či gastro segment, prešla na nástroj pre automatické spracovanie prijatých faktúr. Vďaka nástroju Invoice Flow od spoločnosti GRiT vo Fri-Service nemusia skenovať papierové dokumenty a šetria na nákladoch 40.000 CZK mesačne. Externej účtovnej firme tým odpadla rutinná práca s prepisovaním dokladov.

Nástroj Invoice Flow vo firme Fri-Service spracováva faktúry tým, že automaticky vyčíta údaje z hlavičky prijatých faktúr a tie nahráva do informačného systému. Účtovníci z externej firmy tak nemusí údaje z každej faktúry ručne prepisovať, ale len kontrolujú, či nástroj vyťažil dáta správne, a urobia prípadné korekcie.

“Zavedenie tohto nástroja pre nás malo dva pozitívne efekty. Zmodernizovali sme s dodávateľmi doručovanie faktúr a posielame si ich iba elektronicky. Po druhé sme ušetrili prácu účtovnej firme. Ak by sa všetky faktúry spracovávali do nášho účtovného softvéru naďalej ručne, stálo by to externých účtovníkov viac rutinnej práce a nás vyššie náklady. Bavíme sa o približne 40.000 korunách mesačne,” hovorí Jiří Šilhánek, finančný riaditeľ Fri-Service.

Špecialista na chladiarenskú a mraziarenskú techniku ​​má dnes takmer 1000 dodávateľov a každý mesiac spracuje rovnaký počet dokladov. Nástroj na automatizáciu firmu zbavuje veľkého množstva zbytočnej práce. “Predtým nám väčšina faktúr chodila poštou a bol potrebný zamestnanec, ktorý sa takmer celú pracovnú dobu venoval spracovaniu prijatých faktúr a ich prevedeniu do elektronickej formy. Sme radi, že dnes už nikto takú prácu robiť nemusí,” dodáva Šilhánek.

Invoice Flow ale nepomáha len spoločnosti Fri-Service, úžitok z neho má aj jej externá účtovná firma Auditor. Účtovníci nemusia údaje z každej prijatej faktúry ručne prepisovať do informačného systému, ale len kontrolujú, či systém vyťažil dáta správne. “Úprimne sme zo začiatku mali strach, či ten nástroj prepíše dáta z faktúr správne a či s tým vo výsledku nebude ešte viac práce ako predtým,” priznáva Markéta Čáslavská, hlavná účtovníčka firmy Auditor.

“Tieto obavy sa ale po čase ukázali ako nepodložené. Systém funguje spoľahlivo a väčšinu faktúr vyťaží správne. Nemusíme sa tak zdržovať rutinnou a nezáživnou činnosťou, vyťažené faktúry len zbežne kontrolujeme a v ojedinelých prípadoch korigujeme,” dodáva Čáslavská. Auditor sa vďaka úspore času môže venovať odbornejším činnostiam, prípadne obslúžiť viac klientov.

Samotné nasadenie nástroja Invoice Flow do firmy bolo otázkou niekoľkých týždňov. Fri-Service prvé kroky k nasadeniu rozbehla v máji a v polovici júla spustila ostrú prevádzku. “Po úvodnom odladení môžem povedať, že na konci prázdnin už všetko fungovalo na 100 %. A oceňujem, že v GRiT sú stále na príjme,” uzatvára Šilhánek.

FOTO: Fri-Service Czech