Parfuméria Douglas zautomatizovala nákupný proces

Na zamedzenie zbytočne drahých nákupov a chýbajúcich informácií o čerpaní rozpočtu sa Parfuméria Douglas rozhodla od júna využívať nový cloudový nástroj na automatizáciu nákupu od firmy Grit. Európska jednotka na trhu parfumérií sa stala pilotným zákazníkom tejto služby.

Douglas sa predtým stretával s príliš drahými nákupmi. „Schvaľovatelia faktúr občas zistili, že ich kolegovia nakúpili za zbytočne vysoké ceny. Lenže v tej chvíli už bolo neskoro. Fakturovanú službu sme využili a museli sme zaplatiť. Aby sme sa drahým nákupom vyhli, potrebovali sme schvaľovať objednávky,“ konštatuje Tereza Trunečková, Controlling & Reporting Manager spoločnosti Douglas.

Ďalším problémom, ktorý riešili, bola zložitá dohľadateľnosť dokumentov. Objednávky totiž neukladali na jednom mieste, ale zamestnanci ich mali v e-mailoch alebo v tabuľkách v počítačoch. Kontrola čerpania rozpočtov bola komplikovaná. „Peniaze si strážia kolegovia, ktorí sú zodpovední za jednotlivé oblasti. Zároveň jednorazové investície plánuje aj vedenie. Informácie boli roztrúsené a kvôli tomu sa niekedy stalo, že sme rozpočet prekročili,“ uvádza T. Trunečková.

Komplikáciám zabránilo riešenie firmy Grit na automatizáciu nákupu. Douglas už totiž využíva Invoice Flow, nástroj od Grit na automatizáciu spracovania faktúr, s ktorým je možné nové riešenie bez problémov prepojiť a jeho výhody ešte znásobiť.

Ak teraz niekto zo zamestnancov pripravuje objednávku, rovno ju vytvorí v novom systéme. „Ten ju automaticky pošle pridelenému schvaľovateľovi a po jeho súhlase aj dodávateľovi, ktorý poskytne plnenie a posiela faktúru. Invoice Flow z nej vyťaží údaje, takže ich fakturanti nemusia ručne prepisovať. Potom faktúru spárujú s objednávkou,“ vysvetľuje Kateřina Líbalová, produktová manažérka Invoice Flow. Ak obidva dokumenty „sedia“ buď na korunu presne, alebo v rámci nastavenej tolerancie, systém už faktúru neposiela schvaľovateľovi. Ak objaví nezrovnalosť, ihneď o nej informuje. V oboch prípadoch tandem softvérov celý proces výrazne urýchli. Novú službu možno používať aj samostatne bez napojenia na Invoice Flow. „Keď zamestnanec vytvorí objednávku, hneď vidí, či neprekračuje rozpočet, prípadne koľko peňazí zostáva,“ dodáva T. Trunečková.

Digitalizácia a s ňou spojená automatizácia je v oblasti nákupu stále väčším trendom, čo potvrdzujú výsledky celosvetových prieskumov. Podľa minuloročných údajov univerzity v Mannheime 84 % nákupcov verí, že digitalizácia má zásadný vplyv na zlepšenie výsledkov obchodných oddelení. Väčšina firiem má v tejto oblasti veľké rezervy. Len 5 % respondentov uviedlo, že v tomto smere používajú vysoko automatizované procesy.

Foto: Douglas